Avis de convocation – Assemblée générale des copropriétaires

par

Assemblée générale des copropriétaires

Avis de convocation

3 septembre 2020

  • Quand       : le jeudi 3 septembre 2020
  • Heure        : 19h00
  • Cette assemblée se tiendra de façon virtuelle.

L’assemblée générale annuelle des copropriétaires 2020 ne peut être tenue comme habituellement à cause des consignes sanitaires dus à la COVID-19. L’assemblée sera donc tenue virtuellement. Votre CA a mandaté la firme “De Grandpré Jolicoeur” afin d’organiser cette assemblée sur leur plateforme numérique de gestion des assemblées de copropriétaires. Vous recevrez mardi le 1er septembre prochain un courriel de leur part avec un code d’accès pour participer à l’assemblée. Si vous ne recevez pas ce courriel (vérifiez aussi dans vos courriels indésirables), veuillez communiquer avec la soussignée.

Les documents afférents, soit l’avis de convocation, l’ordre du jour, le formulaire de procuration et autres documents, sont dès maintenant disponibles sur le site internet du Laurier.

Pour y accéder, cliquez Assemblée des copropriétaires

Mercredi, tous les copropriétaires résidant au Laurier recevront en plus, comme le veut la tradition, un avis de convocation papier à leur porte. Les copropriétaires non-résidents qui désireraient obtenir une copie papier peuvent communiquer avec la soussignée.

Si vous ne pouvez pas être présent, prière de remplir un formulaire de procuration.  Chaque copropriétaire absent doit remplir une procuration. Par ailleurs, si vous êtes deux copropriétaires pour une même unité et que seulement une personne peut assister à l’assemblée, il n’est plus nécessaire de remplir un formulaire de procuration. (Loi 16 adoptée en janvier 2020, “Présomption de procuration entre indivisaires (art. 1090)”). 

Pour ce faire, cliquez Formulaire de procuration électronique

Le formulaire de procuration électronique sera automatiquement envoyé au gestionnaire. Vous pouvez aussi compléter le formulaire papier joint à votre avis de convocation et suivre les instructions au bas du formulaire. 

La réception des procurations s’effectuera jusqu’au 3 septembre à 9h00.

Participation à l’assemblée virtuelle

Voici les grandes lignes du fonctionnement de l’assemblée.

Confirmation de votre présence

Cette assemblée se tenant de façon virtuelle, la confirmation de votre présence est impérative afin de confirmer la validité de l’assemblée. Si le quorum de 50% +1 n’est pas atteint, nous devrons reprendre la tenue de l’assemblée, ce qui engendrerait de nombreux inconvénients et des frais supplémentaires pour nous tous.

Nous vous demandons :

  • Soit de vous connecter avec votre propre appareil électronique le soir de l’assemblée.
    • Seuls les copropriétaires connectés avec leur propre appareil électronique seront comptés pour le quorum et peuvent voter.
    • Si vous vous regroupez pour visionner l’assemblée, chacun des copropriétaires doit se connecter avec son propre appareil pour confirmer sa présence et voter.
  • Soit de donner une procuration à un autre copropriétaire au préalable.

Aspect technique

  • Appareil électronique
    • Ordinateur de bureau, ordinateur portable, téléphone intelligent (Android ou iPhone), tablette (iPad et autres)
    • Connection WiFi (ou cellulaire)
    • Utilisation du navigateur Google Chrome
    • Connexion à une source d’alimentation électrique en tout temps durant l’assemblée
  • Particularité iPhone/iPad
    • Avec le navigateur Safari, aller à l’adresse assembleevirtuelle.com
    • Dans l’encadré beige, cliquer sur « Assemblée virtuelle » pour télécharger l’application sur l’Apple Store
  • Téléphone fixe
    • En cas d’impossibilité de participer via un moyen numérique, vous pouvez participer en appelant avec votre téléphone fixe.
    • Le numéro d’appel local sera indiqué dans le courriel du 1er septembre.
  • Problème de connexion et support technique

Déroulement de l’assemblée

  •  Se connecter au site assembleevirtuelle.com
    • Dans les 15 minutes précédant l’heure de début de l’assemblée
    • S’identifier à l’aide de (1) son adresse courriel et de (2) son code d’accès personnel
  • À l’ouverture de l’assemblée, seul le président d’assemblée peut parler.
  • Les copropriétaires peuvent intervenir et poser leurs questions durant l’assemblée en cliquant sur le bouton « Lever la main ».
  • Chaque copropriétaire peut suivre l’ordre du jour de l’assemblée et voter par le biais d’un bouton « Voter ».

 

Chantal Monette
Gestionnaire immobilier
Téléphone : (450) 444-2868 #227
Courriel : gestionnaire@lelaurier.net